Politique de confidentialité Loi 25
1. Avant-propos
La Fédération de la famille Richelieu-Yamaska est un organisme communautaire autonome qui a pour mission d’informer et de sensibiliser par l’éducation populaire afin de contribuer à la responsabilisation et l’autonomie de la cellule familiale. Elle soutient aussi les organismes communautaires présents sur son territoire et agit comme agent fédérateur par le biais de son approche de concertation.
À travers ses différentes approches auprès du public, la Fédération recueille des informations et des renseignements personnels à diverses fins.
La présente politique vise à vous informer de la façon dont notre organisme collecte lesdits renseignements, que ce soit auprès de ses membres, de ses employés, de ses administrateurs ou encore en cours d’embauche. Nous vous informons aussi des fins de cette collecte.
Cette politique vise aussi à vous informer des recours et de la procédure à suivre en cas de plainte. Nous voulons par cette politique assurer un traitement adéquat des plaintes qui seraient acheminées à la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska en lien avec le traitement des renseignements personnels.
2. Partie1 : Les renseignements collectés
2.1 Membre individuel
Dans le cadre d’une campagne d’adhésion des membres individuels à la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska, l’organisme peut demander certaines informations telles que le nom et prénom, l’adresse courriel, l’adresse postale et le numéro de téléphone pour des fins de statistiques. Ces informations ne seront jamais partagées à des tiers et seront détruites lorsque le membre avisera qu’il renonce à son statut de membre, ou s’il le perd conformément à l’article 11 des règlements généraux de l’organisme.
2.2 Organisme membre
Dans le cadre d’une campagne d’adhésion d’un organisme comme membre de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska, celle-ci peut demander certaines informations telles que le nom et prénom, l’adresse courriel, l’adresse postale et le numéro de téléphone des personnes déléguées et des personnes autorisant les délégations, pour des fins de statistique. Ces informations ne seront jamais partagées à des tiers et seront détruites lorsque l’organisme ou le délégué avisera qu’il renonce à son statut de membre ou s’il le perd conformément à l’article 11 des règlements généraux de l’organisme.
2.3 Le Conseil d’administration
Dans le cadre des membres élus au conseil d’administration, la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska peut demander certains renseignements personnels tels que le nom et prénom, identification avec photo, photo pour les communications, adresse courriel, adresse postale, date de naissance aux fins de statistiques, ainsi que les coordonnées bancaires.
Certaines de ses informations peuvent être partagées à des tiers, comme le Registraire des entreprises du Québec et l’Agence du revenu du Canada / Organismes de bienfaisance comme l’exige les Lois en vigueur.
Ils peuvent aussi être partagés avec notre bureau comptable externe aux fins d’audit des activités et des états financiers de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska.
Ils peuvent aussi être partagés avec la Fédération des caisses Desjardins pour les administrateurs signataires au compte bancaire, afin d’autoriser des demandes de crédit ou de carte de crédit pour l’organisme et pour le versement des frais autorisés en lien avec leur charge.
2.4 La permanence de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska
Par permanence, nous entendons les personnes qui sont des salariés de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska. Les renseignements suivants peuvent être collectés par l’organisme aux fins de la tenue de dossier, du versement des salaires et de la comptabilité : Nom et prénom, adresse postale,
adresse courriel, téléphone, numéro d’assurance sociale, coordonnées bancaires, personne à rejoindre en cas d’urgence.
Ces renseignements peuvent être partagés à des tiers comme Revenu Québec, revenus Canada aux fins d’impôt, à la Fédération des caisses Desjardins aux fins de versement des salaires et les demandes de cartes de crédit pour les salariés, avec notre bureau comptable externe aux fins d’audit des états financiers de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska et pour les écritures des feuillets fiscaux remis aux salariés et documents de cessation d’emploi.
Ces renseignements seront conservés pour une période de trois ans à compter de la date de cessation d’emploi, qu’il s’agisse d’un départ volontaire ou d’un renvoi.
2.5 Embauche
Lors d’un processus d’embauche, la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska peut demander certains renseignements personnels tels que : nom et prénom, adresse postale, adresse courriel, liste des emplois antérieurs, diplômes ou certificats en lieu avec l’emploi, consentement à la prise de référence, attestation d’antécédents judiciaires ou consentement à la demande d’antécédents judiciaires. Ces informations devraient être incluses à la lettre de motivation et au curriculum vitae.
Ces renseignements seront conservés pour une période d’un an débutant à la fin de la période d’embauche et seront détruits par la suite.
2.6 Conférences
Dans le cadre de ses conférences, la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska collecte certaines informations, telles que le nom et le prénom, les coordonnées courriel et numéro de téléphone et lieu de résidence aux fins d’inscription et de statistiques. Ces informations ne seront jamais partagées à des tiers et seront détruites dès que l’activité aura pris fin.
2.7 Conférenciers (prestataires de service)
Dans le cadre des conférences offertes par la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska, celle-ci collecte certaines informations auprès de ses conférenciers telles que le nom et prénom, la photo du formateur, sa profession, son organisation si nécessaire, ses coordonnées postales, son adresse courriel et sa biographie aux fins de la publicité sur le site internet de l’organisme, dans les médias papier, sur les réseaux sociaux et pour l’infolettre de l’organisme.
L’organisme collecte ses coordonnées bancaires aux fins du versement du salaire prévu à son contrat.
Ces renseignements seront conservés par l’organisme tant que le prestataire de services travaille pour la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska. Ils seront détruits par la suite.
2.8 Formations
Dans le cas d’une formation offerte par la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska aux intervenantes et intervenants du milieu communautaire, celle-ci peut demander les noms, les coordonnées courriel et numéro de téléphone aux fins d’inscription et de statistique. Ces informations ne seront jamais partagées à des tiers et seront détruites dès que la formation aura pris fin.
2.9 Formateurs (prestataires de services)
Dans le cadre des formations, la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska collecte certaines informations auprès de ses formateurs telles que le nom et prénom, la photo, la profession, l’organisation si nécessaire, les coordonnées postales, l’adresse courriel et la biographie aux fins de la publicité sur le site internet de l’organisme, dans les médias papier, sur les réseaux sociaux et pour l’infolettre de l’organisme.
L’organisme collecte ses coordonnées bancaires aux fins du versement du salaire prévu à son contrat.
Ces renseignements seront conservés par l’organisme tant que le prestataire de services travaille pour la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska. Ils seront détruits par la suite.
2.10 Activités spéciales
Dans le cadre de certaines activités de jeu (ex. : bingo ou autres), où des prix en argent seront remis aux gagnants, la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska peut demander les coordonnées bancaires des participants-gagnants ou du tuteur si le gagnant est d’âge mineur. Ces informations seront partagées à la Fédération des Caisses Desjardins aux fins du versement du prix. Elles seront détruites après l’encaissement du prix.
2.11 Communications
La Fédération de la famille utilise le site CyberImpact pour ses communications par envoi de masse. Cette plateforme nuagique permet de publiciser l’offre de formation et de conférence.
Ces envois sont effectués par consentement dit « exprès » ou « tacite ».
• Consentement exprès
Le consentement « exprès » est celui donné par la personne par son inscription à nos communications en remplissant le formulaire à cet effet sur le site de Cyberimpact, ou par le lien qui est partagé sur le site internet de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska, sur les formulaires pour devenir membre et sur les réseaux sociaux.
Une personne ou une organisation peut se désabonner en tout temps par un lien inscrit à la fin de chaque envoi.
Les renseignements recueillis pour le consentement « exprès » sont :
a) Nom et prénom de la personne ou nom de l’organisation
b) Adresse courriel
• Consentement tacite
Le consentement « tacite » est celui que nous présumons recevoir de personnes ou d’organisations que la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska inscrit dans sa liste d’envoi de masse. Elle procède ainsi pour des raisons marketing afin de faire connaître l’organisme et ses activités.
Une personne ou une organisation peut se désabonner en tout temps par un lien inscrit à la fin de chaque envoi. La Fédération de la famille Richelieu-Yamaska ne peut pas réinscrire la personne ou l’organisation à un consentement « tacite » à ses communications.
Une personne ou une organisation qui s’est désabonnée de nos communications et qui désire s’y inscrire de nouveau peut le faire uniquement par consentement « exprès » en remplissage le formulaire à cet effet sur le site de Cyberimpact, ou par le lien qui est partagé sur le site internet de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska et sur les réseaux sociaux.
À partir du 1er mars 2024, les personnes ou organismes inscrits au consentement tacite devront obligatoirement donner un consentement exprès pour continuer à recevoir nos communications.
2.12 Cookies sur le site Internet :
Si vous déposez un commentaire sur notre site, il vous sera proposé d’enregistrer votre nom, adresse e-mail et site dans des cookies. C’est uniquement pour votre confort afin de ne pas avoir à saisir ces informations si vous déposez un autre commentaire plus tard. Ces cookies expirent au bout d’un an.
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En modifiant ou en publiant une publication, un cookie supplémentaire sera enregistré dans votre navigateur. Ce cookie ne comprend aucune donnée personnelle. Il indique simplement l’ID de la publication que vous venez de modifier. Il expire au bout d’un jour.
3 Partie 2 : Gestion des plaintes
3.1 Personne désignée :
La Fédération de la famille Richelieu-Yamaska nomme comme responsable du dossier de la protection des renseignements personnels, Madame Irène Dubois, coordonnatrice à l’administration.
Coordonnée courriel de la responsable : administration@ffry.ca
3.2 Responsabilités de la personne désignée :
a. La personne désignée pour l’application de la politique doit s’assurer de la formation adéquate du personnel de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska;
b. Elle doit voir à l’application de la politique;
c. Elle reçoit les plaintes;
d. Elle envoie un accusé-réception à la partie plaignante;
e. Elle enquête sur les prétentions exposées par la partie plaignante;
f. Elle fait le suivi avec la partie plaignante.
3.3 Types de plaintes :
Aux fins de l’application de la politique, une plainte constitue l’expression d’au moins un des trois éléments suivants :
a. Une insatisfaction à l’égard de l’organisation par une personne qui s’estime lésée;
b. Un préjudice subi à la suite d’un évènement, d’une situation, d’un acte ou d’une omission à l’égard de la prestation du service dispensée par la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska;
c. La réclamation d’une mesure correctrice.
Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska et sans qu’une plainte écrite n’ait été déposée par une personne.
3.4 Réception d’une plainte :
La personne qui désire formuler une plainte doit le faire par écrit de la façon suivante :
Par courriel :
à Madame Irène Dubois
administration@ffry.ca
3.5 Les informations demandées lors du dépôt d’une plainte :
a. Nom et Prénom;
b. Adresse postale complète;
c. Numéro de téléphone;
d. Courriel;
e. Qualité (Exemples : en son nom, en tant que tuteur ou parent)
f. Motif de la plainte
3.6 Conditions importantes :
a. Toute plainte est traitée de façon confidentielle. Une plainte anonyme est considérée comme non reçue.
b. Tout employé saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable de l’application de la politique.
c. Tout employé qui reçoit une plainte verbale doit informer la partie plaignante de la présente politique et l’inviter à faire parvenir sa plainte par écrit à la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska.
d. La personne responsable doit accuser réception de la plainte dans les 5 jours ouvrables suivant la réception.
e. Nous entendons par jours ouvrables les journées travaillées par la personne désignée à l’article 3.1. Les jours ouvrables excluent les congés fériés et les périodes de vacances ou de fermeture de l’organisme. Un message à cet effet sera mis sur le site internet dans la section « renseignements personnels » de la page d’accueil durant les périodes de vacances et de fermeture de l’organisme.
3.7 L’accusé de réception :
a. L’accusé de réception doit contenir les renseignements suivants :
b. Une description de la plainte reçue, précisant le reproche fait à la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska, le préjudice ou la mesure correctrice demandée;
c. Le nom et les coordonnées de la personne responsable du traitement de la plainte;
d. Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle la partie plaignante doit répondre dans un délai fixé, soit 5 jours ouvrables, à défaut de quoi la plainte est réputée abandonner;
3.8 Création du dossier de plainte
Chaque plainte fait l’objet d’un dossier distinct. Le dossier comporte les éléments suivants :
a. La plainte écrite;
b. Le résultat du processus de traitement de la plainte (l’analyse ainsi que les documents qui y sont reliés);
c. La réponse finale à la partie plaignante écrite et motivée.
3.9 Préjudice sérieux :
Dans le cas d’une fuite de renseignements personnels qui risquent de causer un préjudice sérieux à une personne ou plusieurs personnes, la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska doit en informer obligatoirement la Commission d’accès à l’information du Québec.
3.10 Traitement d’une plainte :
a. Le processus de traitement d’une plainte est enclenché au maximum dans les 5 jours ouvrables de sa réception.
b. Le traitement de la plainte doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude.
c. Dans l’éventualité exceptionnelle où une plainte ne peut être traitée dans le délai prévu, la partie plaignante doit être informée des motifs du retard et des démarches de la Fédération de la famille Richelieu-Yamaska à ce jour dans le traitement de sa plainte. Il doit également être avisé du délai dans lequel la décision lui sera transmise.
d. Une fois la plainte examinée et l’analyse complétée, la personne responsable doit transmettre à la partie plaignante une réponse finale, écrite et motivée.
3.11 Entrée en vigueur de la politique :
La présente politique entre en vigueur le 22 septembre 2023
3.12 Question ou commentaire :
Pour toute question ou tout commentaire en lien avec le traitement d’une plainte, la partie plaignante doit communiquer avec la personne responsable.
Madame Irène Dubois
administration@ffry.ca
450 501-3375
(Mise à jour: 27 février 2024)